XRechnung

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungen im XML-Format. Sie wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt und ist seit dem 27. November 2020 für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtend. Ihr Ziel ist die vollautomatisierte, medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten in Verwaltungsprozessen.

Rechtliche Grundlagen

EU-Richtlinie 2014/55/EU: Legt die grundsätzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor fest.
E-Rechnungsverordnung (E-RechV): Nationale Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland, definiert verpflichtende Felder und technische Standards.
EN 16931: Europäische Norm für elektronische Rechnungen, der die XRechnung als nationale Variante (Core Invoice Usage Specification, CIUS) folgt.

Pflichtfelder in der XRechnung

Eine XRechnung muss zwingend folgende Angaben enthalten:

Leitweg-ID (BT-10): Eindeutige Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers
Zahlungsbedingungen (BT-9 oder BT-20): Fälligkeitsdatum oder textliche Beschreibung
Bankverbindungsdaten (BG-17, BG-18 oder BG-19): Bei Überweisung, Kartenzahlung oder Lastschrift
E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (BT-43)
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
Rechnungsnummer und -datum

Erstellung von XRechnungen

Es gibt drei gängige Methoden:

Manuelle Erstellung über Webportale wie die OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform)
Über Drittanbieter-Dienste
Direkt aus dem ERP-System (Empfohlen für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen)

Beispielaufbau einer XRechnung

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100">
  <ExchangedDocumentContext>
    <GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
      <ID>urn:cen.eu:en:16931</ID>
    </GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
  </ExchangedDocumentContext>
  <ExchangedDocument>
    <ID>RE2025-12345</ID>
    <IssueDateTime>2025-06-15</IssueDateTime>
    <DocumentTypeCode>380</DocumentTypeCode>
  </ExchangedDocument>
  <SupplyChainTradeTransaction>
    <!-- Hier folgen die eigentlichen Rechnungsdaten -->
  </SupplyChainTradeTransaction>
</Invoice>

Versandwege für XRechnungen

E-Mail: Direkter Versand als XML-Anhang
OZG-RE-Portal: Über die zentrale Plattform des Bundes
PEPPOL-Netzwerk: Für Massenversand und internationale Kommunikation
Weboberfläche der OZG-RE: Für manuelle Übertragung

XRechnung vs. andere Formate

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD	PDF-Rechnung
Maschinenlesbar	Ja (reines XML)	Ja (XML + PDF)	Nein
Belegbild enthalten	Nein	Ja	Ja
Gesetzeskonform ab 2025	Ja	Ja (Version 2.2)	Nein
Hauptanwendung	B2G (Behörden)	B2B	Keine E-Rechnung

Vorteile der XRechnung

Kostensenkung: Wegfall von Druck- und Portokosten
Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe
Fehlerreduktion: Strukturierte Daten minimieren Eingabefehler
Transparenz: Nachvollziehbare Verarbeitungspfade
Umweltfreundlichkeit: Papierlose Abwicklung

Herausforderungen

Technische Umsetzung: Erfordert Anpassungen in ERP-Systemen
Schulungsbedarf: Mitarbeiter müssen mit dem neuen Format vertraut gemacht werden
Archivierung: Erfordert revisionssichere Speicherung der XML-Dateien

Zukunft: E-Rechnungspflicht im B2B

Ab 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise:

2026: Große Unternehmen
2027: KMU und Kleinstunternehmen

Praktische Tipps

Prüfen Sie Ihre ERP-Software: Unterstützt diese bereits XRechnung?
Testen Sie in der Sandbox: Nutzen Sie die Testumgebung der OZG-RE
Fragen Sie nach Leitweg-ID: Fordern Sie diese frühzeitig von Ihrem Auftraggeber an
Archivieren Sie revisionssicher: Stellen Sie sicher, dass die XML-Dateien 10 Jahre lang lesbar bleiben

Hinweis: Eine reine PDF-Rechnung erfüllt nicht die Anforderungen an eine XRechnung. Das Format muss zwingend XML-basiert sein, um maschinenlesbar zu bleiben.